דגשים עיקריים בהוראות ניהול ספרים

בעקבות גל ביקורות שטח שעורכת לאחרונה רשות המיסים לעוסקים, מצ"ב תמצית הוראות ניהול ספרים עם פירוט מסמכי התיעוד העיקריים במערכת החשבונות.
מערכת החשבונות צריכה להישמר במשך שבע שנים מתום שנת המס אליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדו"ח לאותה שנת מס, לפי המאוחר.
נדגיש כי ליקוי באחת מהוראות ניהול הספרים הנ"ל, אף אם ארע באופן חד פעמי, עלול להביא להטלת קנסות כבדים ועד לפסילת ספרים שהשלכותיה חמורות.

1. קבלה-

   אסמכתא לקבלת התקבול. זהו המסמך החשוב ביותר המעיד על קבלת תקבול.
   הפעולה הראשונה והמיידית בעת קבלת תקבול, הוא הוצאת קבלה.
   הוראות ניהול ספרים קובעות שיש להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה, או ברגע שנודע לך עליה לראשונה (במקרה של העברה בנקאית).
   אי רישום תקבול במועד, יביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות שלך.
   נדגיש כי אין שהות, ואין אפשרות לשים את הכסף בצד ורק מאוחר יותר להוציא את הקבלה, יש לעשות זאת מיידית! בהוצאת הקבלה יש חובת מסירתה ללקוח ואין להשאירה בפנקס הקבלות בעסק. על הקבלה לכלול את כל המידע של העוסק כולל- שם, מספר רישום, כתובת, טלפון, תאריך וחתימה וכן את פרטי המשלם ואופן ביצוע התשלום. יש לשים לב כי במידה והתקבל תקבול במזומן לא ניתן להפיק קבלה ממוחשבת ולשלוחה בדואר האלקטרוני. כמו כן, שיק מזומן שאינו דחוי נחשב מזומן.

2. חשבונית מס-

   מסמך המעיד על ביצוע העסקה. רק עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס. בפרטי חשבונית המס יש לרשום את מספר תעודת המשלוח או מספר ההזמנה (ראה בהמשך) במידה ולא הוצאה תעודת משלוח יש לפרט על גבי החשבונית את המוצר שנמכר והכמות. ובמתן שירות יש לפרט את השירות ניתן. חשבונית מס היא אחד המסמכים החשובים ועל פיה תקבע הכנסתך. במכירה (לא שירות) קמעונאית (לצרכן הסופי) במזומן ניתן להפיק את חשבונית המס/ קבלה עבור "לקוחות שונים" ללא ציון שם הלקוח וכתובתו.

מועד הוצאת חשבונית מס-

ככלל, מועד הוצאת חשבונית המס היא תוך 14 יום ממועד החיוב במס.

• למדווחים על בסיס מזומן- מועד החיוב במס הינו עם קבלת התמורה.
• למדווחים על בסיס מצטבר- מועד החיוב במס הינו עם ביצוע העסקה (מכירה או מתן שירות) ללא התחשבות במועד קבלת התמורה.

ישנם עוסקים הנדרשים לדווח על בסיס משולב- מועד החיוב שלהם יהיה לפי המוקדם: קבלת התמורה או ביצוע העסקה.

העוסקים הרשאים לדווח על בסיס מזומן:

• במכר טובין- עוסק שמחזור הכנסותיו כולל מע"מ הוא עד 2 מיליון ₪.
• יצרנים- עוסק שמחזור הכנסותיו כולל מע"מ הוא בין 2.15-3.4 מיליון ₪ או מחזור הכנסותיו הוא עד 2.15 מיליון ₪ ובעסקו מועסקים 6-17 עובדים.
• נותני שירותים- עוסק שמחזור הכנסותיו כולל מע"מ הוא עד 15 מיליון ₪.
• בעלי מקצועות חופשיים- ללא הגבלת מחזור הכנסות ו/או מספר מועסקים.
• רופאים, בעלי בית ספר לנהיגה, בעלי בתי ספר, סוחר ומתווך רכב- ללא הגבלת מחזור הכנסות ו/או מספר מועסקים.
• בעסקאות מקרקעין וקבלנים- יחול בסיס משולב; מקדמות המתקבלות או גמר עבודת הבניה המוקדם ביניהם.

3. ספר הזמנות-

   הזמנת העבודה חייבת להיות מתועדת בספר הזמנות. הספר צריך להיות כרוך ובו רישום: מספר הזמנה (ממוספר מראש), תאריך הזמנה, שם המזמין וחתימה. למעשה, הרישום בספר זה מתחיל את התהליך כולו. בעת דיון במס הכנסה, המפקח בודק את הרישום בספר ההזמנות, לאחר מכן את הוצאת החשבונית ואת הקבלה. הזמנת העבודה אינה מחייבת מסירה, ניתן להכינה ב-2 העתקים אך חובה להשאיר בספר הכרוך את ההעתק.

4. תעודת משלוח-

   תעודת משלוח מקובלת אצל עסקים המעבירים סחורה ממקום למקום כגון: יצרנים, סיטונאים, חקלאים ויהלומנים. בתעודת משלוח יש לרשום: סוג הסחורה המועברת, שעה שבה יצאה מהמפעל. תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה. לא ניתן לשלוח אותה כמסמך ממוחשב אלא צריכה להימסר עם הסחורה פיזית. כאשר עסק מוציא תעודות משלוח עבור מכירת סחורה יידרש להוציא חשבונית מס מרכזת אחת לחודש לכל תעודות המשלוח שהוצאו באותו החודש.

5. חשבונית עסקה-

   ניתן להפיק חשבונית עסקה המייצגת מעין דרישת תשלום. לאחר קבלת התשלום יופקו הקבלה וחשבונית המס (נהוג אצל נותני שירותים).

6. קופה רושמת-

   סרט קופה רושמת יכולה להוות תחליף לחשבונית מס/קבלה בתנאי שיש לה סרט פנימי שאותו חייב לשמור, עם זאת, לא כל תקבול ניתן לתעד בקופה רושמת כגון: שיקים, יצרן: עד סכום של 710 ₪ וקמעונאי עד סכום של 3,400 ₪.

7. ספר תקבולים תשלומים-

   ספר כרוך או תכנה מאושרת ממוחשבת. חובה לרשום את ההכנסות וההוצאות בתוך 30 יום בספר תקבולים תשלומים.

8. ספר פדיון יומי-

   חייב להיות כרוך, רשומים בו שם הלקוח, וכתובתו וסכום התקבול. בסוף היום יש לסכם את התקבולים.

9. ספרים נוספים-
   ישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק, כגון: ספר לקוחות, ספר תנועות מלאי, ספר עסקאות למתווך, יומן רופא, יומן עבודה למוסך ולנותן שירותי שיפוצים ועוד.

הוראות ניהול ספרים לעוסק פטור

עוסק פטור / זעיר אינו פטור מחובת ניהול פנקסים למס הכנסה, אלא אם קיבל פטור או הקלה בכתב מפקיד השומה.

חשוב לדעת

• את פנקסי החשבונות, הרישומים ומסמכים אחרים הקשורים לניהול העסק (כגון קבלות על הוצאות שהוציא העסק), יש לשמור במשך 7 שנים.
• פרטים נוספים על הפנקסים שיש לנהל והדרכה בנושא ניתן לקבל במשרדי מס הכנסה.
• את הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 תוכלו למצוא כאן.
  ההוראות מפרידות בין סוגי העיסוקים ומסווגות אותם לפי ענפים, היקף מחזורים ו/או מספר מועסקים.
• כדי לוודא כי מערכת החשבונות שלכם עונה על הנדרש וכי אתם מבצעים פעולות ורישומים באופן מידי, ולא ממתינים לריכוז רישומים מאוחר יותר, פנו אלינו לבדיקת עמידה בדרישות החוק.